Letzte Aktualisierung:
31-Jul-2012
Tipp's & Trick's für HABSys für Windows, Adressen

Frage: Wie können Serienbriefe für MS-Word nach PLZ sortiert erstellt werden ?

Lösung: Der Export in Serienbriefdateien erfolgt immer mit allen Datenfeldern und in der Sortierung und in dem Umfang, wie er aktuell am Bildschirm sichtbar ist. Im Falle einer gewünschten PLZ-Sortierung muss in der Adressverwaltung nur auf die Spalte PLZ geklickt und danach die Serienbriefdatei erstellt werden.


Frage: Wie kann eine normale Adresse in ein Mitglied umgewandelt werden ?

Lösung: Normale Adressen und Mitglieder unterscheiden sich nur durch den Schlüssel "Mitglied". Eine Adresse kann durch Zuweisung dieses Schlüssels in ein Mitglied und durch Entfernen des Schlüssels vom Mitglied in eine normale Adresse umgewandelt werden. Wählen Sie also die Schlüsselkategorie "Adressverwaltung" und dann den Schlüssel "Mitglied", um die Adresse in ein Mitglied umzuwandeln.

Beachten Sie, das die Änderung dieses Schlüssels erst nach Speicherung und nochmaliger Anzeige der Adresse Auswirkungen hat, egal ob er entfernt oder neu zugeordnet wurde.


Frage: Eine Adresse kann nicht gelöscht werden !

Lösung: HABSys für Windows arbeitet relational. In der Praxis bedeutet dies, das die Zuweisung einer Adresse z.B. als "Verkäufer" zu einer Holzliste kein Kopieren der Adressdaten in die Holzliste, sondern lediglich die Erstellung eines Querverweises auf die Adresse bewirkt. Daher kann HABSys für Windows solche Adressen nicht einfach löschen, da sonst auch die Holzliste(n) ihren Verkäufer verlieren würde(n). Um dieses Problem zu lösen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Erstellen Sie in der Schlüsselverwaltung einen neuen Schlüssel, z.B. "Zur Löschung vorgesehen" und weisen Sie allen Adressen, die Sie später löschen wollen, diesen Schlüssel zu. Dadurch lassen sich die zur Löschung vorgesehenen Adressen bei Selektionen ausschließen.
2. WBV/FBG's müssen zudem, falls es sich um ein Mitglied handelt, zusätzlich den Schlüssel "Mitglied" aus der Adresse entfernen. Dadurch wird sichergestellt, das kein Beitragseinzug mehr für diese Adresse durchgeführt wird.

Die Adresse kann erst physikalisch gelöscht werden, wenn kein Querverweis mehr auf die Adresse gefunden wird. Verweise können in der Beitragsverwaltung (nur Typ WF), in Holzlisten, Aufträgen und Lohnabrechnungen bestehen. Oftmals lassen sich Adressen erst nach mehreren Jahren löschen, wenn auch die Wirtschaftsjahre, in denen sie verwendet wurden, gelöscht sind.